⑴ 법적지위

대표사무소는 중국사업을 추진하는데 있어 현지에 거점을 확보하는 가장 쉬운 방법으로 우리가 흔히 말하는 사무소는 중국에서 대표처(代表處) 또는 판사처(辦事處)로 불리며, 중국 법규상으로는「외국기업 상주대표기구」라고 한다. 사무소의 관련근거는 1980년 발표한 「외국기업 상주대표기구의 관리에 관한 잠정규정」을 근거로 한다.

외국기업이 중국에서 6개월 이상 장기적으로 체재하면서 경제활동을 수행하려면 반드시 사무실을 개설하도록 하고 있다. 사무소를 설립하려는 외국기업은 그 기업의 소재국에 합법적으로 등록이 되어 있어야 하며 신용상태에 문제가 없어야 한다. 사무소가 투자기업과 가장 큰 차이는 사무소는 원칙적으로 영리활동을 할 수 없다는 것이다. 사무소에서 가능한 주요 업무범위는 ① 시장조사, ② 회사 인지도나 이미지 제고, ③ 본사와 중국측 파트너와의 연락업무, ④ 본사가 중국 여러 지역에서 벌이고 있는 각종 사업의 현지 통제, ⑤ 기타 본사업무 지원 등이다.

사무소 설립절차는 크게 설립허가 신청과 사무소 등기로 나누어지는데 각 단계에서 요구하는 서류와 수수료는 지역별로 상이하다.

⑵ 설립절차

대표사무소 설립시 염두에 두어야 할 분야는 세금납부방식이다. 대표사무소의 세금납부방식은 크게 두 가지로서 첫째는 본점에서 송금한 금액에 세율(9.8%)을 곱해 납부하는 방법, 또 하나는 계약액(본점과 중국업체)을 기준으로 세액을 산출(2%내외)하는 방법이다. 대부분의 기업들이 전자를 선택하고 있다. 그러나 자기 회사에 맞는 방식을 선택해야 한다. 본사에서 돈을 벌어가는 액수(계약액)가 많다면 전자가, 계약액이 별로 크지 않다면 후자가 유리하다. 
 
순번 항 목 발급서류 필요서류 관할기관 예상 소요비용(元) 비고   

1 설립허가 신청 설립 허가증 설립신청서, 위탁서, 사무소 대표자 위임장, 회사연혁(소개), 예금잔액증명서(3개월 이내), 사업자 등록증, 사무소 대표 이력서, 대표의 신분증 사본(여권), 사진 6매(2*4), 사무소 임대계약서2부(원본),  - 12000元 - ※사무소 설립은 반드시 중국 인가기관의 위임을 받은 위임대리기관에 위임을 하여 신청
※최대허가 기한 3년   

2 등기신청 등기증, 주재원 대표증 등기신청서(지정양식),허가증, 주재원 사진2매, 주재원 신분증 혹은 여권사본,허가기관에 제출했던 각종 서류사본 공상행정관리국     ※설립허가를 얻은 후 30일 이내 등기신청   

3 취업허가증 신청 취업허가증 허가증, 신분증 사본(여권or대표증), 사진 3매, 본사대표 및 회사인이 서명 날인한 노동국 지정양식 노동국   600元/1人 -   

4 거류증 발급 거류증(단수비자를 복수로 바꿈) 외국기업대표구인 원등기표(지정양식), 여권, 대표증, 건강진단서, 주재원의 주거 증명서, 주재원의 사진 2매 공안국     ※신체검사비 별도(210元/1人)   

5 세무등기 - 허가증, 등기증, 대표증, 세무등기 신청서(지정양식), 여권, 거류증, 급여증명서(본사발행), 급여규정등 세무국   50~100元 ※등기증을 받은 후 30일 이내
   
6 은행구좌 개설 - 허가증, 등기증, 대표증, 사무소 인감 외환을 취급하는 은행 혹은 인민은행 - -   

7 세관수속 - -  - ※거류증 지참   

8 직원채용 - - 대외복무회사 혹은 기타 지정된 인력회사 - - 

㈎ 설립허가

대표사무소의 허가신청은 기업 당사자가 직접 할 수 없고 반드시 대행기관(承班單位)을 통해서 해야 하며, 이러한 대행기관으로는 신청하는 외국기업이 유사한 업종의 중국회사 및 관련기관 중에서 선택할 수 있다. 제조업¡¤무역업 및 운수업은 대외경제무역합작부, 금융업은 中國人民銀行, 해운업과 해운대리상은 교통부, 항공운수업은 중국민항항공국을 대행기관으로 각각 선정해야 한다. 전통적인 대행기관은 중국국제무역촉진회(CCPIT)를 비롯해서 대외무역경제합작부 산하의 수출입회사, 각 행정부서의 대외관련부서 등이다. 최근에는 북경, 상해, 광주 등지에 계약을 통해 수수료를 받고 허가신청 업무를 단순 대행하는 기업들도 생겨나고 있다.

선정된 대행기관은 외국기업을 대신하여 허가신청을 한다. 최대 허가기간은 3년이며 이 범위 내에서 허가기관은 외국기업의 재정상태, 중국경제에의 기여도 등을 고려하여 그 기간을 결정한다. 허가기관은 아래 표와 같이 업종별로 다르며 각 허가기관은 대부분 별도의 법규에 따라 사무소 설치를 허가해 주고 있다.
 
업　　　종 허　　가　　기　　관   
무역업, 제조업, 운수업 대외경제무역합작부   
금융업, 보험업 중국인민은행   
해운업 국가교통부   
항공운수업 중국민간항공항공국   
기타 사무소의 업무내용과 상응하는 주관 위원회, 부, 국 

대행기관을 선정한 후 외국기업은 다음과 같은 서류를 준비하여 대행기관을 통하여 업종별로 허가기관에 허가신청을 해야 한다.
① 신청기업의 허가신청 대행 의뢰서 및 대행기관의 동의서
② 「외국기업대표기구 설립신청서」(지정양식)
③ 상주대표에 대한 본사의 임명장과 이력서
④ 본 사의 영업허가 증명서
⑤ 본 사 거래은행의 자금신용증명서(원본)

위의 서류를 작성할 경우 사무소 설립신청서는 반드시 본사 대표가 서명 날인해야 하며 신청서의 내용에는 사무소 설립의 목적, 회사소개, 사무소 주재원(대표, 직원), 사무소의 업무활동범위, 사무소의 설치기간, 사무소의 주소 등을 정확하게 작성해야 한다.

사무소의 허가기간은 최장 3년 범위 내에서 허가기관이 신청기업의 성격, 신용 등을 고려하여 허가기간을 다르게 결정할 수 있으며, 또 허가기간이 만료되어 연장신청을 할 때에는 허가기간 만료일 60일 이전에 연장신청서, 본사의 자산신용증명서와 영업허가증 사본, 사무소 허가증 사본, 전년도 사업활동보고서, 「외국기업 상주 대표기구 신고서(申報表)」등의 서류를 준비하여 당초의 대행기관을 통해서 연장수속을 밟아야 한다.
또한, 기간만료 이전에 사무소 활동을 마치고자 할 경우에는 종료 30일 이전에 「외국기업상주대표기구 인원 및 내용(변경) 신고서」를 작성하여 종료신청을 해야 하며 변경사항이 있을 때에도 같은 절차를 거쳐야 한다.

㈏ 사무소 등기

사무소 설립허가를 얻은 후 30일 이내에 공상행정관리국에 등기를 하여야 하며, 등기를 함으로써 사무소는 정식으로 설립되고 사무소의 명칭과 주재원의 직함, 명함, 간판, 인감 등을 공식적으로 사용할 수 있다. 만일 30일내 등기수속을 하지 않으면 사무소 설립허가는 취소된다.

사무소 등기시 제출서류로는 ① 등기신청서(지정양식), ② 사무소 설립허가시 제출한 각종 서류사본, ③ 사무소 설립 허가증, ④ 주재원 사진 2매, ⑤ 주재원 신분증과 여권사본 등이다.

사무소 등기증의 유효기간은 1년으로 만기 30일전에 등기 연기 신청서, 전년도의 사업활동 보고서, 등기증과 사무소 대표증 등 서류를 준비하여 연기신청을 하여야 함. 등기연기 신청서는 대표주재원의 서명만으로 가능하며 전년도 사업활동 보고서에는 거래관계가 있는 회사의 소개서, 계약서, 계약액, 고용인원 등을 기재하여야 한다.

사무소의 명칭, 주재원, 업무범위, 소재지 등이 변경될 때는 반드시 등기변경 신청서와 허가증을 제출하여 변경수속 절차를 밟아야 하며 사무소 등기기간이 만료되거나 만료전이라도 미리 업무를 종결할 때, 또는 본사가 파산했을 때도 등기 말소수속을 밟아야 한다.

사무소 설립허가와 등기절차가 완료되면 사무소가 정식으로 설립되는 것이지만 사무소 운영을 위해서는 주재원의 체류수속, 사무소의 세무등기, 은행구좌 개설 등 부대절차를 밟아야 한다. 주재원의 중국내 체류를 위한 수속은 대표증→외국인 취업허가증→거류증 발급의 순서로 진행되며 필요한 서류는 다음과 같다.
 
구 분 대표증 취업허가증 거류증   
신청기관 공상행정관리국 노동국 공안국   
제출서류 - 본사 대표파견 요청서
- 본사 대표임명서
- 대표이력서
- 여권 사본
- 사진 6매(2인치) -신청서(지정양식)
-사무소 허가증
-여권 및 대표증사본
-사진 3매(2인치)
 -신청서(지정양식)
-대표증
-외국기업대표기구인
 원등기표(지정양식)
-여권 및 비자
-건강진단서
-주재원주거증명서
-사진 2매(2인치) 

공상행정관리국에서 사무소의 등기증을 발급 받은 후 30일 이내에 사무소의 세무등기를 하여 세무등기증을 받아야 하며, 이때 통상적으로 주재원 개인의 세무등기도 함께 한다. 또한, 한국으로부터 사무소 운영에 필요한 경비를 송금받기 위하여 외환을 취급하는 은행에 외환구좌를 개설하여야 하며, 이때 세무국 및 해당은행에 제출하여야 하는 서류는 다음과 같다.
 
구 분 세무등기 은행구좌 개설   
신청기관 세무국 외환취급가능 은행   
제출서류 -세무등기신청서(지정양식)
-사무소 설립 허가증
-사무소 등기증, 대표증
-여권, 거류증
-급여증명서(본사발행) -신청서(지정양식)
-사무소 허가증
-여권 및 대표증 사본
-사진 3매(2인치)